Paavo Pauklin • 16 märts 2020

10 soovitust kaugtööks

Kuidas oma töö korraldada? Kuidas saada ülevaade sellest, mida teised teevad? Kuidas jälgida tööülesannete progressi ja pakkuda tagasisidet? Tarkvaraarenduse ettevõtte Netcorp juht Paavo Pauklin andis kümme soovitust tõhusaks ja tulemuslikuks kaugtööks.

Netcorpil on 250 tarkvaraarendajat ja alates tänasest töötavad nad sajaprotsendiliselt kodukontoritest.   Foto: KADRI UNT

1. Kasuta toetavaid tarkvaralahendusi

Kaugtöö õnnestumiseks on vaja kasutada tarkvaralahendusi, mis asendavad tavapäraseid kontoriseadmeid ja suhtlusviise.

Vajalikud tööriistad on järgmised:

• Videokoosoleku lahendus, et asendada (meeskonna) kohtumisi ja tagada tõhus koostöö. Näiteks: Google Meets, Zoom, Microsoft Teams, Skype, Slack

Chat'i ehk n-ö kiirsõnumi platvorm igapäevaste operatiivsete sõnumite vahetamiseks ja vestluste võimaldamiseks, et vältida e-postile omaseid pikki ootamisi. Näiteks: Slack, WhatsApp, Skype

• Ülesannete planeerimise tarkvara, kus on näha ootel ja käimasolevad tööd ning nende progress. Tarkvara firmad kasutavad sageli platvormi nimega Jira, kuid sarnaste funktsioonidega platvormid on ka Trello, Monday, Weekdone, Toggl.

• Jagatud kalendrid meeskonna plaanide sünkroonimiseks. Näiteks: Google Calendar, Asana, Calendly, Outlook

• Ühine pilve-ketas, kuhu saate salvestada kõik dokumendid, millele teil on vaja töötamise asukohast sõltumatut ligipääsu või mida peate teistega jagama. Näiteks: Dropbox, Google Drive

• Kiire internet. Uuendage oma töötajate mobiilse andmeside paketid lihtsalt piisavale tasemele — 15–30 GB on reeglina küllaldane.

2. Leppige kokku, kuidas teete plaane ja jagate tööülesandeid

Leppige kokku, millal toimub päeva, nädala või kuu planeerimine, ja kes on planeerimise aruteludesse kaasatud. Kaugtöö nõuab natuke enam planeerimist. Plaanide muutmine viimasel hetkel võib põhjustada korraliku jama, kuna näiteks e-maili või chat'i sõnumeid loetakse erineval ajal ja info ei jõua kõigini samaaegselt.

Näiteks Messente Communications kasutab kaugtöö puhul sellist planeerimismeetodit nagu long format work ehk pikaformaadiline töö. See tähendab, et kui teil tekib mõni uus idee või soovite pakkuda lahendust probleemile, siis kirjutate idee kõigepealt üksikasjalikult lahti. Võite aru saada, et see polnudki nii hea mõte. Kui leiate jätkuvalt, et see on hea idee, siis olete teiste aega juba kokku hoidnud, kuna olete esmase planeerimise teinud. Täpsemalt saab selle kohta lugeda Lauri Kinkari artiklist.

3. Leppige kokku, kuidas kasutate chat'i

Kui kasutate kiireks suhtluseks näiteks Slack'i, siis otsustage, millised kanaleid ja gruppe vajate, millise info arutamiseks on iga kanal mõeldud ja kuidas tagate, et vajalikud inimesed saavad sõnumid kätte. Kui te seda ei tee, seisate varsti silmitsi olukorraga, kus mõne konkreetse vestlusteema all hakatakse rääkima muud juttu. See viib fookuse õigelt teemalt eemale ja paljudele kasutajatele ei pruugi see meeldida. Reeglite puudumine raskendab teie töötajatel mõistmist, kus parasjagu temale vajalikul teemal arutletakse. Siin on üks hea video Slacki protseduuride kohta:

4. Leppige kokku, kuidas töö üle antakse ja kus saab ülevaate tööülesannete edenemisest

Tehke selgeks, millal loetakse ülesanne tehtuks ning kuidas ja millal tuleb töö üle anda. Kuna te ei näe oma kolleegi naeratust ega peanoogutust, siis peate paika panema reeglid, kuidas annate tagasisidet tööle ja jälgite kokkulepete täitmist. Tööülesannete edenemise jälgimine võib tunduda esmapilgul paras väljakutse, kuid siin on mõistlik kasutada mõnda selleks väljatöötatud digilahendust, kuhu pannakse kirja tehtud plaanid, jälgitakse ülesande täitmise kulgu ja meeskonnaliikmete panust, jälgitakse tööülesande täitmisele kuluvat aega ning jagatakse tööülesandeid ka kolleegidega.

5. Leppige kokku virtuaalne ühine tööaeg

Üks kaugtöö parimaid eeliseid on see, et te ei pea igal hommikul kindlal kellaajal ärkama (kui see pole just meeskonnaga teisiti kokku lepitud). Kui eelistate ärgata vara ja alustada oma päeva kell 7 hommikul, siis võite seda teha. Võib-olla olete öise eluviisiga “öökull” ja soovite alustada oma tööpäeva alles pärast õhtusööki. Et aga suhtlus toimiks, peab meeskond kokku leppima ühises virtuaalses tööajas, millal on kõigiga võimalik kontakti saada. Meie kasutame vähemalt 4-tunnist ajaakent. Enamik (arendajate) töödest nõuab igal juhul sellist aega, millal on võimalik keskenduda ja ei ole vaja ilmtingimata kõigiga suhelda. Kui töötate klienditoes või kui teil on mõni koosolek, mille ajad on kokku lepitud, siis peate muidugi oma plaane natuke kohandama. Sellele vaatamata võimaldab kaugtöö tavaliselt oma ajakava seada viisil, mis sobib just teile ja mis arvestab teie kõige produktiivsema tööajaga.

6. Jaotage töö lühikesteks tsükliteks

Tarkvaraettevõtted kasutavad valdavalt agiilseid metoodikaid, mille osaks on mitmeid häid tavasid, mida enamik ettevõtteid saaks (vähemalt osaliselt) kasutada. Viige oma töö planeerimisse ja teostamisse sisse lühikesed töötsüklid, et kõik saaksid uue olukorraga harjuda ning kommunikatsioon ja tagasiside oleks piisavalt kiire. Tarkvarasektoris nimetatakse neid lühikesi töötsükleid sprintideks ja tavaliselt kestavad need 1–2 nädalat. See lühike tsükkel võimaldab saada kiiret tagasisidet ja vähendab tõenäosust, et kahe kuu pärast märkate, et mõni teie kolleegidest ei tööta n-ö „õiges suunas“.

Tsükkel ehk sprint algab analüüsi ja planeerimisega, kus otsustatakse, mida on vaja teha, millised on prioriteedid, kui kaua nende ülesannete täitmine võtab aega ja kes on vastutajad. Teostus — siin täidab teie meeskond selle töötsükli planeerimisel kokku lepitud ülesandeid. Peaksite regulaarselt (videosilla vahendusel) kohtuma, et mõista, kui kaugel meeskond oma kohustustega on. Retrospektiiv — peamine eesmärk on tulemuste läbiarutamine ja lahenduste otsimine, kuidas järgmise tsükli protsessi paremaks muuta. Nüüd on aeg järelemõtlemiseks — meeskond peaks analüüsima, mis läks tööprotsessis hästi ja mida saab tulevikus veel paremini teha. Retrospektiivse analüüsi tulemusi kasutatakse sisendina uue tsükli kavandamisel.

Scrum'i laadse lähenemisviisi alternatiiviks on OKR-ide (Objectives and Key Results) süsteemi kasutamine, mida kasutavad ka Google ja veel paljud teised ettevõtted. Kasutan seda ise tarkvaraga mitteseotud valdkondades. OKR-ide abil saate ülevaate kogu organisatsiooni tegevusest ja kiire tagasiside edenemise kohta. Eesti ettevõte Weekdone on teinud just OKRide kasutamiseks spetsiaalse tarkvara.

Mõlemad meetodid muudavad inimeste töö läbipaistvaks, hõlmavad organisatsiooni kõiki liikmeid ja võimaldavad neil ka kaugtöö korral aktiivselt osaleda.

7. Leppige kokku ühised kommunikatsioonirutiinid

Meie kasutame iganädalasi planeerimise koosolekuid. Need on pikemad kohtumised (1–3 tundi), kus kogu meeskond vaatab läbi ülesanded, seab need tähtsuse järjekorda ja hindab, mida saab nädala või kahe jooksul ära teha. Seejärel on meil iga päev n-ö daily stand-up’ id, mis on lühikesed kohtumised, kus töötajad annavad ülevaate oma tegevustest. Alustavad ettevõtted kasutavad sageli igapäevaseid stand-up’e, kus kõik räägivad, mida nad eelmisel päeval saavutasid, mille kallal nad sellel päeval töötavad ja milliste takistuste või väljakutsetega nad silmitsi seisavad. Planeerimiskoosolekud koos igapäevaste lühikeste ülevaatekoosolekutega annavad hea arusaama, mis organisatsioonis ja meeskondades toimub ja aitab võimalikele probleemidele kiirelt jaole saada.

8. Ära unusta individuaalsete puhkepauside olulisust

Te vajate puhkepause, kuid ole ettevaatlik asendustegevuste ehk nii öelda prokrastineerimisega. Kui te pole kaugtööga harjunud, siis võite end unustada Messengeri koroonaviirusest vestlema või tunde Instagramis veeta. Vajadusel kasutage timedoctor jälgimisseadet. Teid üllatab, kui palju aega veedate uudiseid lugedes, privaatses vestluses, Facebookis, Instagramis või muudel tööga mitteseotud lehekülgedel.

Samas on ülioluline, et kavandate pause venitamiseks ja ümberfokusseerimiseks. Ärge raisake seda aega Instagramis. Tõuske püsti ja sirutage, tehke 5-minutiline jalutuskäik värskes õhus või tantsige veidi. Kodus on see võimalik.

9. Kaugtööl on füüsilise töökoha loomine töötaja vastutada

Köögilaua taga töötamine võib esialgu tunduda lihtne lahendus, kuid see tähendab, et peate söögi ajaks kogu töö ära panema. Seetõttu soovitame välja mõelda, kuhu saate paigutada spetsiaalse laua, mida ei kasutata millegi muu jaoks. Veel parem, kui teil on eraldi tuba, mida kasutate oma kontorina, ent alustuseks on suurepärane ka väike toanurk.

10. Valige sobiv suhtluskanal

Lühidalt: video väldib vääritimõistmist, chat on kiire ning e-post tagab korratavuse.

Mina eelistan kasutada videot nii palju kui võimalik. E-kirja või chat'i lugedes on nii lihtne kellegi öeldut valesti tõlgendada ja ka ise tigedalt vastata. See võib olla tingitud sellest, et teil on halb tuju või olete just lugenud hirmutavat artiklit koroonaviiruse kohta. Tõenäoliselt tõlgendate kellegi teise sõnumit teie enda praeguses meeleolus. Ja nii hakkab veerema lumepall, mida saaksite vältida. Kui tunnete oma meeskonnas mis tahes vääritimõistmist, lülituge koheselt videkonverentsile.

Video aitab mõista sõnade tegelikku tähendust. Videosuhtlus annab kiire tagasiside olukordades, kus vaja selgust. Trükkimine on ka aeglane ja mõnikord (tegelikult enamasti) on lihtsalt nii palju kiirem olukordi rääkides lahendada.

Paljude osalejatega videokonverentsi nõrkuseks on kohtumise kokkuleppimine. Sobiva aja leidmine on alati vaevaline. Chat'i saab aga igaüks lugeda endale sobival ajal. Kuid kui teil on vaja olukorras selgus maia lüüa, siis saatke päevakord vestluse kaudu ette ja tehke kiire videokõne — see aitab olukorra lahendada.

E-kirjadest on kasu selleks, et kokkulepetest jääks märk maha, või kui kardate, et teie kiri mattub muude sõnumite alla. Chat aga aitab vältida pikka tagasiside ootamist. “Oh, teie e-kiri oli rämpsposti kaustas” või “Ma lihtsalt ei märganud seda paljude e-kirjade tõttu.” Kas see olukord on teile tuttav?

Proffide näpunäide teksti kirjutamiseks: kui teie töökeel on inglise keel, võite teksti trükkimise asemel kasutada speech-to-text lahendust. Kõnetöötlustarkvaraga harjumine võtab natuke aega, ent aitab lõpuks aega hoopis säästa. Minu arvates töötab iPhone’i Siri väga hästi. Chrome'i ja Safari laiendused teevad üsna vähe vigu ja vajavad vaid veidi parandamist. Nende lahenduste kasutamisel olge teadlik automaatkorrektsioonist (autocorrect). Mul on õnnestunud piinlikke olukordi vältida, kui olen viimasel hetkel märganud autokorrektsiooni, mis pärast lause kirjutamist mõnikord automaatselt ennast "parandab".

Kokkuvõte

Kaugtöö saab olema päris suur väljakutse, aga kui kasutate sobivaid tööriistu ja kokkuleppeid, olete juba poolel teel. Muidugi on paljudel inimestel suuri raskusi enesejuhtimisega, asendustegevustest eemale hoidmisega või kodukeskkonnas töötamisega. Kaugtöö ei ole kõigi jaoks, kuid loodetavasti saame üsna pea oma normaalse töökeskkonna juurde naasta.

Ettevõtted peaksid aga olema valmis selleks, et paljudele inimestele hakkab see tööviis meeldima ja nende jaoks ei pruugi tagasiteed olla. Kaugtöö võib olla siin, et jääda!

Üks kaugtöö miinustest on kohvinurga lobisemiste puudumine, mis on väga oluline aeg eriti uute inimeste liitumisel. Seetõttu kohtuvad meie kaugtöötavad arendajad klientidega tavaliselt üks kord kahe kuu jooksul. Loodetavasti saate ka teie tööl tagasi olla hiljemalt kahe kuu pärast, et oma kolleegidega taas kohtuda.

Jaga lugu:
BEST MARKETINGI UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Best Marketingi uudised igal nädalal enda postkasti.

Bestmarketing.ee toetajad:

Marianne Liibert
Marianne LiibertBestmarketing.ee toimetajaTel: +372 5563 5831
Maarit Eerme
Maarit EermeBestmarketing.ee juhtTel: 51 44 884
Hando Sinisalu
Hando SinisaluBest Marketingi konverentside programmijuhtTel: +372 502 8561
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanBest Marketingi veebireklaami müügijuhtTel: +372 5331 5700