Autor: Best Marketing • 16. juuli 2019

9 nõuannet konverentsi korraldamiseks

Intervjuu Äripäeva konverentside programmijuhi Jekaterina Molotkovaga, kes korraldas projektipõhiselt koostöös Creat.ly'ga juunikuus sotsiaalmeedia konverentsi Online ning jagab näpunäiteid eduka konverentsi korraldamiseks.

Jekaterina Molotkova

Räägime alustuseks, kuidas üldse üks konverentsiidee hakkab vormuma ehk kuidas sünnib idee luua täiesti uus konverents?

Idee sünnib vajadusest. Just kohalikust vajadusest. Sellepärast on oluline küsida, kas siinsed konverentsid asetatakse Eesti võimaluste mastaapi ja konteksti. Näiteks Online’i puhul võtsime eesmärgiks kutsuda kohale Eesti parimad digiturunduse juhid ja kõik need inimesed, kes peavad digiturunduse valdkonnas koostööd tegema.

Nii palju kui mina olen näinud, siis viimastel sotsiaalmeedia teemalistel konverentsidel on rohkelt olnud välismaiseid esinejaid. Loomulikult on välismaistel ekspertidel väga suur kogemus ja portfoolio, mis annab teemale uusi vaatenurki, aga mõned spetsialistid ei oska seda alati panna Eesti konteksti. Kohalikud digiturunduse mastaabid on hoopis väiksemad võrreldes kasvõi Euroopa riikidega.

Kumb tuleb siis enne, kas idee või inimesed? Kas konverentsi teema lähtub kõnelejatest või alles teema sündides hakatakse otsima sobivaid eksperte?

Pigem tulevad enne inimesed. Sul võib olla väga hea idee, mida sa aga ei suuda ilma ekspertideta maha müüa. Lõpuks on see suletud ring, millest ei huvitu keegi. Enne idee loomist peab vaatama turgu ehk mille järgi on üldse vajadus. Alles peale nõudluskoha leidmist hakkad sa ideest vormima konverentsi. Samuti nõuab idee põhjalikku ja detailset läbimõtlemist, et kõik mõistaksid, mida konverentsiga soovitakse öelda.

Millised on need sõnumid, millega üks hea konverents publiku müügihuvi tõmbab?

Konverentsi turundussõnumitel peab olema ühtne kontseptsioon, mis on sihtgrupile hästi lihtsasti arusaadav. Huvitatud klient peab aru saama, mida ta konverentsilt saab, mis on selle ürituse väärtuspakkumine.

Kas seda lihtsust luuakse ainult lööklausete tasemel või peab konverents mingit lugu jutustama?

Mingil määral peab see mingit lugu jutustama, aga sellesse klišeesse ma kinni ei jääks. Kuigi räägitakse, et praegusel ajal pead loo jutustamise abil puhuma ürituse ümber suure mulli, siis mina sellesse väga ei usu. Pigem usun, et inimesed otsivad selgust ja see ülespuhutud õhk seda ei paku. Konverentside turundamisel töötavad ka praegu otsekohese ja kindla müügisõnumiga üritused. Ja ei tasu ära unustada, et mida suurema mulli sa oma konverentsi ümber puhud, seda ebaselgemaks muutub ürituse fookus.

Ütlesid enne, et välismaiste esinejate kutsumine on küll populaarne, kuid vaheti riskante tegevus, kuna nad ei tunneta kohalikke olusid. Teisalt on vist kohalikud eksperdid kõiki ära väsitanud. Kui palju meil üldse on kohalikke püsirääkijaid konverentsidel?

Kindlasti on Eesti konverentsidel stamp-esinejaid. Neid soovitakse kasutada, kuna neid on tihti ka mugav kasutada. Näiteks ei osata alati vaadata väljapoole turuliidrite esindajate ringi. Näiteks turunduskonverentside puhul kutsutakse rahvusvahelise pildi saamiseks tihti Eestis tegutsevate suurkontsernide esindajad, kes lähtudes oma teiste koduturgude kogemusest oskavad meile rääkida välismaisetest äripraktikatest ja suundadest.

Samas pole kõik rahvusvaheliste kontsernide esindajad kindlasti üleekspluateeritud. Näiteks kui Bolt tegi juuni keskel sotsiaalmeedia seminari Lift99-s, siis see oli kohe välja müüdud. Sotsiaalmeedia ja digiturunduse temaatika, eriti start-up’ide valdkonnas, kõnetab lihtsalt nii paljusid. Samuti polnud Bolt siiamaani oma digiturunduse põhimõtteid väga palju avanud. See aga näitab, et Eestis on võimalik veel leida kodumaiseid eksperte, keda pole veel konverentsilavadel nähtud.

Mis puudutab välismaiseid esinejaid, siis kindlasti oskavad nad väga hästi rääkida ja olulist värsket infot anda. See teeb nad vajalikuks. Samas olen tagasisidest kuulnud, et rahvusvahelise mastaabiga ideid ei osata Eestis rakendada. Lihtsalt haare ja eelarved on niivõrd suured.

Järelikult on esinejate seas vaja ära tasakaalustada kohalike ja välismaiste kõnelejate hulk?

Absoluutselt. Olgem ausad – kõik tahavad teada, mis välismaal toimub ja see on väga vajalik, et need teadmised siinsetele konverentsidele jõuaksid. Aga sama olulised on ka kohalikud kõnelejad, kes tajuvad paremini kohalikke olusid. Siinsete ekspertide ideid saavad Eesti ettevõtjad oma töös kiiremini rakendada.

Aga siiski – kas konverentside kliendid ostavad nimesid või ikkagi teemat?

Ei saa ühte ega teistpidi väita. See peab olema hea kombinatsioon mõlemast. Sa ei saa müüa konverentsi ainult teema pealt, kui esinejate nimed ei ütle neile mitte midagi. Teine võimalus on muuta uus nimi võimalikult atraktiivseks, kasutades kõikvõimalikke turundusmeetmeid alates eelintervjuudest ja lõpetades lühikeste sotsiaalmeedia postitustega. Seda kõike eesmärgiga näidata veel tundmatu rääkija tugevusi ja uudsust konverentsi teema raames.

Seega tulles algse küsimuse juurde tagasi, see peab olema kombinatsioon, kus teema toetab esinejate valikut ja vastupidi. Jällegi samasugune tasakaalustamine nagu me rääkisime välismaiste ja kohalike esinejate puhul.

Kui oluline on aga esineja varasem kogemus ja üldse oskus enda sõnumit kuuldavaks teha? Kas kõlava nime puhul on särav ettekanne alati garanteeritud?

Jah, tõepoolest. Ma olen vahel märganud, et mõni nimekas esineja ei suuda enda mõjukust laval välja kanda. Ka selliseid olukordi on ette tulnud.

Kuidas sellist olukorda vältida?

Siinkohal on hästi oluline suhelda eelnevalt esinejatega. Ajakirjanduses võib alati jääda inimesest mõnes mõttes vale kuvand ehk ta võib jätta professionaalse kõneleja mulje. Aga kui ta jõuab mitmesajapealise publiku ees esinemiseni, siis ei pruugi kaamera ees soravalt kõnelenud inimene enda sõnumit sellises olukorras piisavalt ladusalt väljendada.

Seega on oluline briifida esinejaid korraldajapoolsetest ootustest, esinemisolukorrast ja ideaalis lõpuks käia esineja esitlus ning mõtted enne üritust veel kord üle. Sellest hoolimata projektijuht ei suuda alati seda protsessi lõpuni kontrollida. Lisaks peab esinejale ka mingit vabadust andma, et ta ise räägiks mõtetest ja probleemidest, mis teda isiklikult kõnetavad. Väga kindlat raamistikku ei tohi seada.

Mida siiski peaks esineja teadma, et luua konverentsi vääriline esitlus?

Minu arvates on rääkimise kõrval väga oluline osa visuaalil ehk esinejat saatval esitlusel. Projektijuhid peaksid alati üle kontrollima ja vajadusel parandusi soovitama, kui esineja on enda slaidid informatsiooniga üle koormanud või näiteks fondi liiga pisikeseks jätnud. Hea esitluse slaididel peaksid olema mõtted esitatud lühidalt ja löövalt. Samuti võiks sõnu illustreerida mõni põnev visuaal. Esitlusmaterjalid aitavad publikul paremini keskenduda esinejale, mistõttu on esitluses nähtavad temaatilised pidepunktid väga olulised.

Samuti on esinemise õnnestumisel kindlasti oluline ka konverentsi keskkond. Kuidas valida konverentsile õige toimumiskoht?

See oleneb väga sihtrühmast. Igal klienditüübil on omad vajadused ja nõudmised. Näiteks sa ei saa 200 tippjuhti viia T1 kaubanduskeskuse Cinamoni kinosaali. Jah, füüsiliselt oleks see võimalik, kuid tõenäoliselt see ruum kõige paremini ürituse teemaga siiski ei sobiks. Seevastu sobib kinosaal väga hästi turundajatele ja loovinimestele, kes hindavad rohkem kinosaali vabamat õhkkonda.

Sama on ka vastupidi. Näiteks Alexela kontserdisaal, mis sobib väga hästi tippjuhtidele, ei kannaks välja sotsiaalmeediakonverentsi. Kokkuvõttes peab asukoha valikul lähtuma mahutavusest ja õhustikust, mida ruum võimaldab luua. Igaljuhul on oluline, et kõigil oleks piisavalt ruumi ja see aitaks kaasa omavahelisele suhtlusele.

Sellegipoolest on Eestis väga keeruline leida õigeid ruume. Kui sul on 500 või 600 inimest vaja ära mahutada, siis valikuvõimalusi on tegelikult väga vähe. Praktiliselt ongi kaks või kolm kohta, mis suudaksid sellise publiku arvuga toime tulla. Inimesed aga soovivad siiski vaheldust tavapärastele konverentsisaalidele. Hoolimata sellest, et uusi kohtasid tuleb vaikselt juurde, on konverentside korraldamisel uudse keskkonna pakkumine üks suurimaid väljakutseid.

Kokkuvõttes kuhu on liikumas Eesti konverentside kultuur. Kas turule hakkavad tekkima selged liidrid või tuleb uusi üritusi riburada juurde?

Eks neid tuleb juurde. Konkurents ei vaibu kunagi, kuid ellu jäävad need, kes suudavad tulevikus informatsiooni kõrval pakkuda rohkem uudsusest tulenevat elamust ja lõppkokkuvõttes määrab tarbija, kuhu ta soovib minna. Juba selle temaatilise nõudluse järgi saab segmenteerida, millised üritused jäävad aastateks ellu ja millised mitte. Siinkohal on hästi tähtis asi konverentsi hinnastamine.

Aga kuna praegu pakkumine tõuseb nii Eestis kui ka lähiriikides, siis hakkavad hinnad alla poole minema?

Natukene küll jah. Samas peame kindlasti mõtlema selle peale, kui suur rahakott on ühel või teisel sihtrühmal. Me ei saa päris ühtset hinnataset pakkuda spetsialistidele ja juhatuse liikmetele.

Lõpetuseks, mis on need teemafookused, mille järgi on nõudlus ja toovad konverentsisaalid täis?

No sellele küsimusele ei hakka ma ilmselgelt vastama (naerab).

Sotsiaalmeedia konverents Online
Autor: Tiit Motus

PRAKTILISED NÕUANDED KONVERENTSI KORRALDAMISEKS

1. Selgita välja, kas ja millise konverentsi järgi on nõudlus.

2. Vali kohaliku turu vajadustele vastavad esinejad.

3. Leia tasakaal kohalike ja välismaiste esinejate vahel.

4. Sõnasta selgelt konverentsi väärtuspakkumine.

5. Jälgi, et teema toetaks esinejate valikut ja vastupidi.

6. Informeeri esinejat korraldaja ootustest ja esinemistingimustest.

7. Veendu, et esineja on valmis publiku ees kõnelema ning esitluse visuaalne pool toetab ettekannet.

8. Vali ürituse teema ja sihtrühma jaoks sobiv keskkond.

9. Paku lisaks informatsioonile elamust.

Jaga lugu
Bestmarketing.ee toetajad:
Laura ReiterBestmarketing.ee toimetajaTel: +372 5561 9490
Maarit EermeBestmarketing.ee juhtTel: +372 514 4884
Hando SinisaluBest Marketingi konverentside programmijuhtTel: +372 502 8561
Cätlin PuhkanBest Marketingi veebireklaami müügijuhtTel: +372 5331 5700