20. veebruar 2014

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Leho Luukas ja Taavi Puuorg on kaks noort ettevõtjat, kes kaheksa aastat tagasi asutasid ülikooli kõrvalt sündmuste korraldamisega tegeleva Acer Events OÜ. Intervjuus räägivad nad, kuidas korraldada head sündmust ning miks kasutada selle juures professionaale.

Rääkige veidi endast ja oma ettevõttest.

Oleme lõpetanud Tallinna Ülikooli rekreatsiooni eriala. Ülikooli astusime aastal 2005 ja juba 2006.a tegelesime ülikooli- ja tudengipidude korraldamisega. Alguses hobikorras, ise samal ajal teistel ametikohtadel töötades, aga siis mahtude suurenedes asutasime oma ettevõtte. Kusjuures – kuigi mõlemad oleme projektijuhid, töötame samal ajal ka õhtujuhtide ja pulmaisadena. Õhtujuhiks olles näed ära kõik detailid, mida klient vajab: tekib suurepärane sünergia ning nii suudame sündmuse kava kokku pannes anda ka õhtujuhipoolseid soovitusi. Seega kogemustepagas on suur ning eks head tulemused tulevadki koos praktikaga.

Mis teeb sündmusest hea sündmuse?

Selge on see, et kohast ja külalistest üksi kordaläinud sündmuse saavutamiseks ei piisa, kolmas oluline märksõna on sisu. Sisu peab olema hästi läbimõeldud ning täitma oma ülesannet – külalised peavad aru saama, miks nad kokku on kutsutud. Näiteks ettevõtte suvepäevi tehakse töötajate motiveerimiseks ja hoidmiseks, tootetutvustusi konkreetse toote tutvustamiseks ning kliendisündmuseid klientidega tutvumiseks ja neile märku andmiseks, et hei, me oleme teie jaoks olemas! 

Miks eelistada sündmustekorraldajat?

Esmalt ajakulu ja stressi vältimiseks – alati on lihtsam lasta professionaalidel enda eest toimetada. Nad suudavad alati üllatada ideedega ning on kursis uute asjadega turul. Meie turg on küll väike, kuid põnevaid ajaveetmisvõimalusi tekib juurde iga päevaga. Samuti on oluline rahaküsimus, sest kogemustega sündmustekorraldaja eelarve ei erine reeglina tegelikkusest, küll aga juhtub seda sageli kogenematu projektijuhi puhul, kes pole kursis turuhindadega ega oska arvestada hinnamuutusi. Pole harvad ka juhtumid, kes palgatakse imepisikese summa eest õhtujuht, kes lubab kokku pudrumäed ja piimajõed, olemata tegelikkuses suuteline suurt pidu või konverentsi läbi viima. Igapäevaselt asja sees olles oskame anda soovitusi ning oleme kursis, kellega tasub koostööd teha ja kellega mitte. Nagu öeldud – turg on väike ja kõik sündmustekorraldajad suhtlevad omavahel.

Millal oleks parim aeg hakata sündmust kavandama?

Mida varem, seda parem. Elu näitab, et sageli pannakse kinni peokoht, kutsutakse külalised ja nädal-kaks enne sündmust otsitakse meid üles, et kuulge, programmi oleks vaja. Muidugi ei jää pidu pidamata ning saab kenasti korraldatud, kuid pikema planeerimise puhul on lihtsam kliendile vastu tulla. Näiteks kui on soov kasutada mõnda tuntud õhtujuhti või kutsuda muusikalisteks etteasteteks populaarset ansamblit, alustame sündmuste planeerimisega isegi aasta-poolteist varem. Vahepealsel ajal saame pakkuda mitmeid kontseptsioone ning kliendil on aega rahulikult parim valik teha.

Veel mõni soovitus?

Aina enam peavad ettevõtted oma sünnipäevi-juubeleid. See on ju tähtpäev, mille puhul on ammu ette teada, millal see toimub. Seega meie soovitus: hakkame varakult tegelema, paneme paika detailid. Äkki on tulemas väliskülalisi? Nemad peaks saama aegsasti teavitatud. Järsku soovite teha näitust ettevõtte ajaloost? Materjalide kogumine, ettevalmistus ja ülesseadmine võtavad oma osa. Lisaks aitame ettevõttel turundusmõtted läbi töötada ning välja mõelda, mis ta saaks veel oma klientidele anda: lisaks kokkusaamisele teeks koos midagi, kasutades seejuures ettevõtte tooteid ja teenuseid. Kui klient on saanud isikliku emotsiooni, oskab ta sellest ka sõpradele-sugulastele-tuttavatele rääkida. Emotsiooni ei müü läbi intenetibänneri.

Kas sündmuse korraldamist tellivad pigem suured ettevõtted?

Tegelikkuses pole olemas suurt või väikest klienti, kõiki projekte tuleb võrdselt kohelda. Meie kliendid on mastaabilt nii suured ettevõtted kui ka riigiasutused, samuti on pisemad üksused, kus töötab kohati vaid 10-12 inimest. Sündmust planeeriv ettevõte võiks arvestada, et kindlasti tuleb soodsam nö kogu komplekti tellimine sündmusturundajalt, kui ise tavapäraste päringute najal kõik üles ehitada. Meil on korraldajatena erinevaid partnereid, läbi kelle saame veelgi parema hinnaskaalaga lahendust pakkuda. Lisaks saame pea iga nädal kirja või kõne mõnelt uuelt teenusepakkujalt, kes teeb midagi lahedat. Ettevõtetele tavapäraselt see info ei jõua. Kõik sõltub headest koostööpartneritest ning ideede teostamistest.

Kuhu liigub Eesti sündmuste korraldamise turg?

Kui enne masu ettevõtted eriti rahanumbrit ei vaadanud ega sündmuste sisu osas kaasa ei kõnelenud, siis praegu on oluliselt huvitavam aeg. Kliendid soovivad personaalset lähenemist ja parimaid ideekavandeid, samas loetakse usinalt raha. Kui ideed on head ja peoperemehele meeldivad, leitakse ka lisasummad, et sündmus saaks tehtud 120-protsendiliselt. Järjest enam mõeldakse piiridest väljapoole. Kliendid oskavad küsida videotehnilisi lahendusi, palju tahetakse tehnika abil näidata, teha ja jäädvustada. Ollakse altid kasutama iPadi kunstnikke, jahumaalijaid, varjuteatrit, LED-tantsijaid, tehniliste lahendustega mustkunstnikke...

Millised on klientide ootused pidudele, konverentsidele, kokkutulekutele?

Ükskõik, mis sündmust teha, on nii kliendi kui ka meie enda soov, et sündmus oleks meeldejääv. Et emotsioon, mida tekitame, oleks meeles ka aastate pärast. Igast sündmusest saab teha ettevõtte jaoks turundusmaterjali ja tekitada kõigile vau!-efekti. Vahel võiksid firma turundusinimesed olla veelgi rohkem koostöövalmid, sest olles nii omas valdkonnas sees, oskavad just nemad sageli meile avaldada selle pärlikarbi, mida tasuks sündmusesse kaasata. Lisaks kohale, tegevustele ja muusikale on oluline osa ka toitlustamisel: hea catering suudab pakkuda igal peol erinevat, just sellele sündmusele sobivat menüüd.

Mis on teie soovitused suvepäevade korraldamisel?

Nii suvepäevade kui ka iga teise sündmuse puhul paneme südamele, et ärge korraldage asju pelgalt korraldamise pärast. Suvepäevade puhul ei piisa saunast, söögist ja joogist, sest see muudab peo igapäevaseks. Tooge rohkem juurde ühistegevusi, mida mäletatakse ja mis ühendaks inimesi: ühised talgud, puudeistutamine, heategevusüritused, metsaretked, orienteerumised. Meie metsik loodus ja maatööd on ka muidugi üks vägev magnet välismaalastest külaliste võõrustamisel.

Kust oma ideed saate?

Esiteks oleme sündmuste korraldamist õppinud ning kaua turunduse alal töötanud. Oma osa pakub loomulikult ka internet oma ammendamatu infohulgaga. Palju häid mõtteid tekib koostöös toitlustajate, meelelahutajate, esinejate ning õhtujuhtidega. Muidugi tuleb Eestis enamasti seoses kliima või inimeste temperamendiga nii mõndagi ideed mugandada, aga ega täpne kopeerimine polekski hea.

Tooge palun mõni vahva näide.

Lahedaks viimase aja näiteks oli ühe hotelli esitlus pärast renoveerimist. Selle asemel, et külalistega tubasid läbi joosta, istusime koos saalis ning mustkunstnikud võlusid osad külalised läbi riidekapi numbritubadesse, kusjuures ülejäänud said nende tegemisi läbi video jälgida. Külalised tutvusid hotelliga, panid selga hommikumantlid ning astusid hommikumantlites uuesti kapist välja. Selliseid „kiiksuga“ asju on tore nii välja mõelda kui ka nende esitlemise ajal inimeste emotsioone jälgida.

Mis on sündmuste korraldajate jaoks suuremad probleemid?

Planeerimisel on „moodi“ läinud ideede varastamine: küsitakse ideekavandeid ja eelarveid, seejärel saadetakse eitav kiri ning püütakse meie poolt kokkupandud kava järgi ise üritust korraldada. Ega see pole keelatud ning me pole kellelegi kohtuga kallale läinud, aga murelikuks teeb ürituse kvaliteet: ükski meie poolt kirjapandud ettepanek ei ole sündinud tühjalt kohalt – see hõlmab taustainfot, arutelusid, kokkuleppeid... Kõrvaline isik ei pruugi suuta seda visiooni edasi anda, sest visioon pole kunagi 100% paberil kirjas, vaid korraldaja peas.

Kus on Acer Events 10 aasta pärast?

Plaanid on ambitsioonikad: tahame kasvada ning jõuda nii kaugele, et saaksime läbi oma ettevõtte katta lisaks sündmuste korraldamisele ka näiteks toitlustamise ja helitehnika küsimused. Täna on meie tegevusalaks sündmuste korraldamine ning iseloomustavateks märksõnadeks on professionaalne klienditeenindus, uudsed ja originaalsed ideed ning kvaliteetne korralduslik pool – nii on see praegu ja nii on see ka kümne aasta pärast.

www.acerevents.ee

Autor: Gerli Ramler, Silja Oja