8. september 2017
Jaga lugu:

Nõuanded, kuidas korraldada vinge strateegiapäev

Elinor Vutt  

Kõige tavalisem seminar, konverents või strateegiapäev toimub kella 10st 16ni mõne hotelli konverentsisaalis. Inimesed on sellisest ülesehitusest tüdinenud ja õnneks on innovatsioon jõudnud ka sündmusturunduse valdkonda. Mis need on, jagab 10-aastaseks saava sündmusturundusettevõtte Acer Events vabaaja insener Elinor Vutt.

Sageli arvatakse, et strateegiapäeva näol on tegemist infoküllase ja kuiva tööpäevaga, kus ettevõtte juhtkond soovib töötajatele mõnd uut ideed “maha müüa”. Jah, see võib selline olla, aga kui läheneda paremini, siis võib korraldada sündmuse, mille läbi jääb osalistele ettevõtte sõnum või strateegia paremini meelde! Ja neid viise on mitmeid.

Mida professionaalsemalt on planeeritud, seda kvaliteetsem on tulemus

Eduka sündmuse taga on tohutul hulgal pisidetaile, millele on vaja teadlikult mõelda. Lisaks oleme näinud, et proovitakse kõike ise teha, aga kurb tõsiasi selgub seminaril või konverentsil, kui hakkavad ilmnema puudulikud teadmised, lüngad planeerimises või ootamatud asjaolud (näiteks saavad mikrofonil patareid tühjaks ja varu ei ole). Agentuur suudab neid vigu vältida ning hoiab väärtuslikku aega kokku.Millest koosneb üks kasumlik “vinge” sündmus?

Lisaks heale ja aktuaalsele teemale ning kvalifitseeritud esinejatele on vingeks sündmuseks vaja veel palju muud. Korraldaja peab mõtlema täispaketile:

sündmuse reklaamile, kui tegemist on avaliku üritusega;, näiteks parkimine. Oluline faktor on ka see, et ruum oleks piisavalt soe, aga samas piisavalt õhutatud; – maitsev toit loob alati inimestele hea meeleolu ja seega ka positiivse kogemuse sündmusest;   – kes ehitab ja kaua aega võtab. Sinna alla kuuluvad lava, lauad, lilleseaded, ekraanid jne;, näiteks mikrofonid, tõlkimine, arvuti jne. Ei saa unustada ka taustamuusikat, toitlustamist ja teisi “pisiasju”.: näiteks eelregistreerimise koordineerimine, tagasiside küsimine – programmi oluline komponent. Paberkandjal tagasiside asemel tasub liikuda hoopis internetti, sest see muutub üha populaarsemaks ja mugavamaks. Nii on andmed kohe olemas ega vaja eraldi ümbertrükkimist, jne.. Inimeste esinemisoskus ja hääletugevus on erinev ning seetõttu on helitehniku roll üpris märkimisväärne. -  Hobuveski ja Kammersaal. Tallinnas soovitame veel Hopneri maja, koolituskeskust Punane Puu ja Vaba Lava. Kuusalu lähistel on Veinivilla, Viljandis Pärimusmuusika ait. Sobivad ka erinevad mõisad üle Eesti või Roosta puhkekeskus. Enamikes puhkekeskustes on võimalik üles seada umbes 50 istumiskohaga seminariruum.

toimumiskoha spetsiifikale

toitlustusele

seadmete ülesseadmisele

vajalikule esitlustehnikale

Arvestada tuleb ka jooksvate küsimuste lahendamisega

Tähelepanu peab pöörama veel auditooriumile ja arvestama strateegiapäeva eesmärkidega

Vahel on mõistlik inimestest moodustada grupid ja pakkuda erinevat tegevust vastavalt nende spetsialiteedile. Nii saab teemadega kiiremini edasi liikuda, leida lahendusi vastavalt oma spetsiifilistele teadmistele või igapäevastele tööülesannetele ja vähendada aega, mis kulub muidu pikaks sissejuhatuseks. Selleks on vajalik leida mitme erineva ruumiga asukoht, mis toetab kõikide töögruppide tegevust

Üha olulisem on ka tehniline aspekt. Uskuge või mitte, aga helitehnika olemasolu koos helimehega on eduka strateegiapäeva kordaminemisel hädavajalik!

Leia strateegiapäeva pidamiseks põnev koolitusruum

Suurte hotellide seminariruumid võivad olla liiga tavapärased. Eestis on olemas väga ägedaid kohti, kus väikese pingitusega on võimalik korraldada lahedaid ja meeldejäävaid üritusi, mis toetavad inimeste kaasamõtlemist ja hoiavad neid energilisena. Nii saab ära kasutada valdkonnapõhiseid muuseume, avalikke ruume või muid lahendusi. Huvitavad ruumid on näiteks Linnateatril

Linnast väljasõit muudab inimesed avatumaks ja toob eemale kiirest argipäeva elutempost. – ei pea tegelikult paika, sest esiteks oleneb kallidus ainult sellest, millega hinda võrrelda, ja teiseks ei pruugi “hea ja odav” alati lõppkokkuvõttes soodsam tulla. Lähtuma peaks sündmuse eesmärgist, soovitud kvaliteedist ja professionaalsuse tasemest. Infot saab edasi anda ka teisel viisil kui ainult rääkides ja slaide näidates, kuid siinkohal peab olema loovat lähenemist, kogemust ja teadmisi, mida sündmusturundusagentuuril on rohkelt. Lisaks võib võtta kasutusele erinevaid muusikalisi ja heliefektide lahendusi. Nii saab toetada inimeste loovuse avardumist, olla eeskujuks raamidest välja mõtlemisel ning hoida osalejaid kaasatuna.

Kindlasti aga tuleks enne koha valikut seada paika ürituse sisu ja eesmärk, sest õigelt valitud keskkond aitab eesmärgi saavutamisele tohutult palju kaasa. Kuid ka hotellide seminariruume saab nutikusega muuta totaalselt teistsuguseks ning seda veel ka mõistliku eelarvega.Peamine argument – need on ju kallid

Osaleja tunnetab, kas korraldamisse on panustatud piisavalt ja vastavalt sellele tekib tal osalemismotivatsioon.

Programm võiks olla natuke vaheldusrikkam ja põnevam kui üks esineja teise järel. Vahepalad on innovatiivsetel sündmustel sellised, mis panevad auditooriumi liikuma ja uuesti esinejat kuulama, sest täiskasvanud inimese fookus kestab umbes 20 minutit. Pikad ja kuivad loengud on minevik, tänapäeva aktiivne elu nõuab rohkemat.

Üheks variandiks, kuidas strateegiapäevale elu sisse puhuda, on kasutada esinejaid täiesti teistest valdkondadest või kutsuda moderaatoriks mõni intrigeeriv avaliku elu tegelane.

Miks mitte tutvustada inseneridele või arstidele hoopis mustkunsti tagamaid või rääkida inimeste näoilmete lugemisest ja mõistmisest? Selline ootamatu põige töistest teemadest paneb aju teistmoodi tööle ja annab värskendust, aga loomulikult tasub arvestada, kas idee sobib auditooriumiga ja on sünnis.Kokkuvõtvalt võiks sündmus, olgu tegemist siis seminari, konverentsi või näiteks strateegiapäevaga, olla osalejatele motivatsiooniks, kus läbi mänguliste ja kaasahaaravate tegevuste antakse edasi olulist informatsiooni, tõstetakse meeskonna ühtsustunnet või tutvustatakse firmas toimuvaid muudatusi. Märksõnadeks võiks olla hariv meelelahutus.

Kes veel ei tea? Me saame 10 aastaseks!

Selle aja jooksul oleme teinud palju seminare ja konverentse, näiteks:• Suur rahvusvaheline seminar 29.10.2015 Saku Suurhallis – Wealth Forum. Esinejateks sealhulgas Robert ja Kim Kiyosaki, Eric Edmeades, Kevin Green ja Asel Sydykova.• AVIS aastakonverents – jaanuar 2015• Levira kevadseminarid – mai 2015, mai 2016• Edu Akadeemia 5 päevaste seminaride tehniline teostus (2014-2016).• Business Freedom Experience november 2014, veebruar 2016• Public Speaking – aprill 2016• Tallinna Tehnikaülikooli partnerettevõtete tänuüritus 31.03.2015. Osalejaid kokku ca 120 – ülikooli juhtivpersonal ja ettevõttete tipp- ja keskastmejuhid.• Tallinna Tehnikaülikooli Arengufondi stipendiumikonkursi läbiviimine ning pidulik stipendiumide kätteandmisaktus. Toimumisajad – kevad 2015, sügis 2015 ja kevad 2016.• Onninen AS messipäevade korraldamine üle Eesti – mai 2015.

Jaga lugu:
BEST MARKETINGI UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Best Marketingi uudised igal nädalal enda postkasti.

Bestmarketing.ee toetajad:

Enimloetud
Jekaterina Molotkova
Jekaterina MolotkovaBest Marketingi juht-toimetajaTel: +372 5620 6764jekaterina@bestmarketing.ee
Hando Sinisalu
Hando SinisaluBest Marketingi konverentside programmijuhtTel: +372 502 8561hando@best-marketing.com
Cätlin Puhkan
Cätlin PuhkanBest Marketingi veebireklaami müügiijuhtTel: +372 5331 5700catlin.puhkan@aripaev.ee
Helen Külaots
Helen KülaotsBest Marketingi kaasautorTel: +372 523 1550helen@best-marketing.com