Kuidas asendada ärajäänud koosolekuid videokõnedega?

Paari järgmise nädala või isegi kuu jooksul teevad väga paljud ettevõtted kaugtööd ja paljudele on see uus kogemus. Näost näkku suhtlus on piiratud või välistatud ja enamus koosolekuid kolib internetti või toimuvad telefoni teel. Kuidas ja miks võtta kasutusele videokõned ning mis on selle eelised muude suhtlusviiside kõrval?

1. Videokõne aitab luua näost näkku suhtluse efekti

Praeguses eriolukorras, kus näost näkku suhtlus on muutunud minimaalseks, on videokoosolekute pidamine hea alternatiiv tavapärase silmast silma suhtluse asendamiseks. Kui vähegi võimalik, võiks seda eelistada telefonikõnele. Miks? Sest kommunikatsioon ei seisne vaid rääkimises ja kuulamises. Hinnanguliselt on üle poole meie suhtlemisest mitteverbaalne kommunikatsioon. Näoilmed, žestid ja üleüldine kehakeel määravad, kuidas sõnumeid vastu võetakse, aru saadakse ja neid tõlgendatakse. Samuti antakse edasi tundeid ja hoiakuid. Mittesõnaliste suhtlemisvahendite ülesandeks on luua ja säilitada suhtluspartnerite vaheline kontakt. Kui see puudub või kaaslase tajumine on häiritud, siis mõjutab see kogu sõnumi edastamist. E-kirja või chat'i lugedes on nii lihtne kellegi öeldut valesti tõlgendada ja see võib põhjustada suhtlusprobleeme. See on ka üks põhjustest, miks eelistada videot teistele suhtlusviisidele.

Seega aitab videokõne tiimi igapäevast omavahelist suhtlust sujuvamalt korraldada, kui meeskondade töö toimub pikemaajaliselt kaugtöö vormis. Videosuhtlus annab kiire tagasiside olukordades, kus vaja selgust ja konkreetsust. Hea kvaliteediga videokonverents asendab minu hinnangul täiesti näost näkku koosolekuid.

Pikema perioodi jooksul hakkab mängima rolli ka sotsiaalne eraldatus, kuna meeskonnaliikmetega puudub võimalus vahetult ühes ruumis mõtteid jagada. Video aitab üksteisega luua vahetumat suhtlust ja leevendab eraldatuse tunnet.

Samuti peavad kriisiolukorras jätkuma ettevõtte jaoks vajalikud äriprotsessid ja just kliendisuhtluses on silmast silma suhtluse võimalus oluline, et hoida häid kontakte. Seega tasub telefonikõned kliendiga asendada videosuhtlusega.

2. Pakkujaid on palju, milline valida?

Videokonverentside puhul on mõistlik eristada personaalseid videolahendusi, tarkvaralisi- ja ruumilahendusi. Kui videokohtumised on peamiselt kahe või kolme inimese vahel, aitavad hästi välja head tuttavad videokõnelahendused, nagu näiteks Skype või Microsoft Teams. Väga edukalt saab videokõnede tegemiseks kasutada ka Zoom, Cisco Webex ja GoToMeeting teenuseid.

Kuna tarkvaralisi lahendusi on erineva funktsionaalsusega, siis tasuks neid enne kasutuselevõttu testida, et endale kõige sobilikum leida. Hetkel on mitmed teenusepakkujad, nt Cisco Webex, Google Hangout ja Microsoft Teams ka erakorraliste olude tõttu oma teenuse klientidele tasuta ligipääsetavaks muutnud. See on hea võimalus katsetada ja proovida ja leida enda jaoks sobivaim lahendus, ilma rahaliste väljaminekuteta.

3. Taga ligipääsetavus ka kliendile-äripartnerile

Kui valid videolahenduse pakkujat, siis ära mõtle vaid oma ettevõtte- või organisatsioonikeskselt. Peale videolahenduse kasutusele võtmist jõutakse kiiresti selleni, et soovitakse kaasata väliseid osapooli, näiteks oma koostööpartnereid või kliente. Tasub veenduda, kas videolahendus vajadust ka toetab ja kui lihtne seda tegelikult kasutada on.

4. Pööra tähelepanu helile, taustale ja valgusele

Tähelepanu võiks pöörata ka helile, taustale ja valgusele – eriti kui videokõnesid tehakse igapäevaselt. Arvutitele sisseehitatud kaamerate võimekused on väga erinevad ja sageli nõrga resolutsiooniga, mistõttu tasub kaaluda välise kaamera soetamist. Hea valiku leiab Logitech kaamerate seeriast. Ka arvuti mikrofonid ja kõlarid võivad olla väga erineva kvaliteediga. Seetõttu soovitan võimalusel osta endale hea mikrofoniga kõrvaklapid. Suurte kõrvaklappide kandmine võib mõjuda küll koomiliselt, aga on kvaliteedi seisukohalt vältimatu.

Üldiselt ei pöörata piisavalt tähelepanu valgusele ja taustale. Arvuti ees videokõnesid tehes on soovitav järgida kolme punkti süsteemi – võimalusel kasuta kaht valgusallikat, mis on suunatud kõneleja poole eest, ja ühte, mis näitab valgust tagant. Samuti tasuks mõelda, mis jääb lisaks kõnelejale video taustale. Mittevajalikud või liialt tähelepanu pööravad esemed või ka lihtsalt igav üksluine hall taust võivad üldmuljet rikkuda.

5. Samad reeglid nagu silmast silma koosolekulgi

Videokoosolekute puhul jälgi sama praktikat, mida päris elus. Pane paika koosoleku eesmärgid, ka päevakord, et hoida koosoleku fookust ja vältida teemast kõrvale kandumist. Leppige kokku, kes koosolekut juhib. Kui sa parasjagu ei kõnele, vajuta mikrofon välja või kasuta suhtlusprogrammis vaigista nuppu, et vältida liigset taustamüra ja tagada videokõne parem helikvaliteet. Võimaluse vali koosoleku pidamiseks eraldi ruum või vaiksem nurk, kus sa ise teisi ruumis viibijaid ei häiri või muud taustal kõlavad hääled koosolekut segama ei hakkaks.

Kokkuvõtteks – katseta ja proovi ja leia enda ja tiimi jaoks sobivaim lahendus ning ära unusta, et ilmselt pead ka klientide-koostööpartneritega video teel koosolekut pidama. Seega peaks teenus toetama ka võimalust neil mugavalt vestlustega ühineda. Kindlasti tee testkõnesid ja proovi enne päris videokoosoleku algust heli ja pilti ning ära jäta seda viimasele minutile. Vastasel juhul kuluvad väärtuslikud minutid koosolekust tehnilistele küsimustele. Ära heitu, kui esimestel kordadel tundub kõik keeruline, pärast paari korda harjutamist sujuvad koosolekud juba paremini.